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客户发票与收款 (Customer Invoice)

单据定义： 客户发票 (Customer Invoice) 是公司向客户发出的收款通知。 它代表了公司对客户的债权 (Accounts Receivable)。

关键区别：

  • 销售订单 (SO)：确认交易，不产生财务账。
  • 发票 (Invoice)：确认债权，计入财务报表（产生收入和应收账款）。
  • 收款 (Payment)：收到钱，消灭债权。

1. 核心价值 (Value)​

  • 发货即开票： 我们的策略是“发货后开票”。只要仓库发了货，系统就会自动提示销售/财务开票，确保每一件发出的商品都能收回钱。
  • 自动对账： 在登记收款时，系统会把钱和发票一一对应（Reconciliation）。这样您随时能查到：“这个客户还欠我多少钱？具体是哪几张单子的钱？”

2. 界面解剖 (Anatomy)​

A 区：创建发票向导 (Create Invoice Wizard)​

当您在销售订单上点击 [Create Invoice] 时，会弹出此窗口：

创建发票向导

  • 普通发票 (Regular Invoice)：
    • 最常用。按实际发货数量开票。
    • 场景：订了 100 个，发了 100 个，就开 100 个的票。
  • 预付款 (Down Payment)：
    • 预付款（百分比）(Down payment (percentage))：先收 30% 定金。
    • 预付款（固定金额）(Down payment (fixed amount))：先收 $5000 定金。
    • 场景：还没发货，但要求客户先付定金。系统会生成一个“预付款”产品行。

B 区：正式发票 (Posted Invoice)​

正式发票界面

上图展示了一张标准的 已过账 (Posted) 发票：

  • 正数金额：总计 $514.37，这是客户需要支付给您的金额。
  • 状态栏：显示 [已过账 (Posted)]，表示财务凭证已生成，应收账款增加。
  • 按钮变化：
    • 左上角出现了 [发送 (Send & Print)]、[打印 (Print)]、[支付 (Register Payment)] 按钮。
    • [重置为草稿 (Reset to Draft)]：如果发现小错误，可以点击此按钮回退修改（前提是没有关联的付款）。
  • Chatter：右侧记录了从 草稿 (Draft) 变更为 已过账 (Posted) 的审计轨迹。

3. 标准作业流程 (SOP)​

场景 A：标准发货后开票 (Standard)​

货发完了，现在向客户要钱。

  1. 销售员动作：
    • 打开 Sales Order (销售订单)，检查 已发货 (Delivered) 数量是否正确。
    • 点击左上角的 [创建发票 (Create Invoice)]。
    • 选择 普通发票 (Regular Invoice)，点击 [创建草稿 (Create Draft)]。
  2. 财务员动作：
    • 进入 Accounting (会计) > Customers (客户) > Invoices (发票)，找到这张草稿发票。
    • 核对：检查金额、税率、付款条款 (Payment Terms)。
      • 重要：Payment Terms 决定了发票的到期日 (Due Date)。
      • 例如 30 Days 意味着客户可以在发票日后30天内付款。如果选错了，可能会导致系统误判客户逾期。
    • 确认：点击 [确认 (Confirm)]。
    • 发送：点击 [发送并打印 (Send & Print)] 把发票发给客户。

场景 B：处理预付款 (Down Payment)​

大额订单，要求客户先付 30%。

  1. 销售员动作：
    • 在 SO 上点击 [创建发票 (Create Invoice)]。
    • 选择 预付款（百分比）(Down payment (percentage))，输入 30。
    • 点击 [创建草稿 (Create Draft)]。
  2. 财务员动作：
    • 确认这张“定金发票”并发送给客户。
    • 收到定金后，登记收款 (Register Payment)。
  3. 后续处理（尾款）：
    • 等货发完后，销售员再次点击 [创建发票 (Create Invoice)]。
    • 系统会自动计算：尾款 = 总额 - 已付定金。
    • 生成一张“扣除定金后”的最终发票。

场景 C：登记收款 (Register Payment)​

客户把钱转过来了，财务进行核销。

  1. 打开那张已过账的 Customer Invoice。
  2. 点击顶部的 [登记付款 (Register Payment)] 按钮。
  3. 填写信息：
    • Journal (日记账)：钱进哪个户了？（银行/现金）。
    • Amount (金额)：收了多少？（如果客户只付了一半，就填一半，发票状态会变成 部分支付 (Partial)）。
  4. 点击 [创建付款 (Create Payment)]。
  5. 状态变化：
    • 发票右上角显示绿色 [支付中 (In Payment)] 或 [已支付 (Paid)]。
    • 债权清零。

4. 常见问题与异常​

Q: 发票开错了怎么办？​

  • 如果还是 Draft (草稿)：直接点 [重置为草稿 (Reset to Draft)] 修改，或者删除重开。
  • 如果已经 Posted (已过账)：
    • 点击 [退款通知 (Credit Note)]。
    • 输入原因（如“价格错误”）。
    • 系统会生成一张负数发票抵消原发票。然后您再开一张新的。

Q: 为什么 Create Invoice 按钮点不了？​

  • A: 检查 SO 的 Invoice Status (发票状态)。
    • Nothing to Invoice (无待开票)：还没发货（且策略是发货后开票）。
    • Fully Invoiced (已全额开票)：已经开完了，没东西可开了。

Q: 客户用一张支票付了 3 张发票的钱？​

  • A: 不要在一张发票里点 Register Payment。
  • 正确做法：
    1. 进入 Customers (客户) > Payments (付款)，创建一个总金额的收款单。
    2. 确认收款。
    3. 点击收款单顶部的 [Payment Matching (付款匹配)]。
    4. 把这笔钱“分配”给那 3 张发票。

5. 下一步​

至此，销售循环（报价 -> 订单 -> 发货 -> 开票 -> 收款）完美闭环。 您可以查看 销售报表 来分析本月的业绩了。