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供应商账单与付款 (Vendor Bill & Payment)

单据定义： 供应商账单 (Vendor Bill) 是公司对供应商的欠款确认书。 一旦账单被 [Post (过账)]，就意味着公司正式承认了这笔债务，财务报表上的“应付账款 (AP)”增加。

核心逻辑： 我们实行 “三单匹配 (3-Way Matching)” 原则：

  1. 采购单 (PO)：订了什么？价格多少？
  2. 入库单 (Receipt)：收了什么？数量多少？
  3. 账单 (Bill)：供应商要多少钱？

只有当这三者吻合时，我们才（建议）付款。（深究规则请看：👉 三单匹配策略字典）

1. 核心价值 (Value)​

  • 杜绝多付： 如果 PO 订了 100 个，仓库只收了 80 个，系统会自动建议只付 80 个的钱。供应商想收 100 个的钱？没门。
  • 流程合规： 所有付款都有据可查，审计时可以轻松追溯到源头的采购申请和入库记录。
  • 资金计划： 录入账单后，系统会根据“付款条款 (Payment Terms)”自动计算到期日，帮助财务安排现金流。

2. 界面解剖 (Anatomy)​

供应商账单界面详解

A 区：关键信息头 (Header)​

  1. Bill Date (账单日期)：供应商发票上的开票日期。
  2. Accounting Date (会计日期)：记入公司账本的日期（默认等于账单日期）。
  3. Payment Reference (付款参考)：
    • 必填项！ 请务必填入供应商纸质发票上的号码。
    • 付款时，这个号码会备注在转账单上，方便供应商知道您付的是哪笔钱。
  4. Auto-Complete (自动完成)：
    • 如果您是手动创建账单，在这里选择 采购单号 (POxxxxx)，系统会自动拉取数据。

B 区：消息墙 (Chatter) - 您的证据库​

如上图右侧所示：

  • 附件 (Attachments)：
    • 您之前在采购单点击 [Upload Bill] 上传的文件，会静静地躺在这里。
    • 财务人员随时可以点开查看原始发票，进行核对。
  • 关联追踪：
    • 系统会自动记录：“该供应商账单创建于：P00021”。
    • 点击链接可直接跳回原采购单。

C 区：智能按钮 (Smart Buttons)​

  • Journal Items (日记账项目)：点击可查看底层的借贷分录（借：库存商品，贷：应付账款）。
  • Purchase Order (采购订单)：点击可跳转回关联的 PO。

3. 标准作业流程 (SOP)​

场景 A：从采购单发起（最常用 - 推荐）​

由采购员或财务在确认收货后发起。

  1. 前提：仓库已经收货（Received > 0），且采购政策是“按收货数量开票”。
  2. 创建账单：
    • 打开 Purchase Order (采购订单)。
    • 点击左上角的 [Create Bill (创建账单)] 按钮。
  3. 系统自动填充：
    • 系统跳转到一张新的草稿账单。
    • 检查点：
      • 检查 Quantity 是否等于 Received Quantity。
      • 检查 Price 是否等于 PO Price。
  4. 录入发票信息：
    • 填写 Bill Date。
    • 在 Payment Reference 填入供应商的纸质发票号。
  5. 过账 (Post)：
    • 确认无误后，点击 [Confirm (确认)]（即过账）。
    • 后果：生成凭证 借：库存商品/暂估，贷：应付账款。状态变为 Posted。

场景 B：财务直接录入（收到纸质发票）​

财务收到一叠发票，直接在财务系统录入。

  1. 进入 Accounting (会计) > Vendors > Bills。
  2. 点击 [New]。
  3. 选择 Vendor。
  4. 关联采购单（关键步骤）：
    • 在 Auto-Complete 下拉框中，选择对应的采购单号。
    • 系统自动拉取该 PO 的已收货行。
  5. 后续步骤同场景 A。

场景 C：付款 (Register Payment)​

到了结款日，出纳安排打款。

  1. 打开已过账的 Vendor Bill。
    • 安全检查 (3-Way Match)：注意观察单据上方是否出现红/黄色的风险警告横幅。如果有，说明系统的“三单匹配”发现了账单与采购/收货不一致，请点击 [View Details] 查看具体哪一行出了问题。
  2. 点击顶部的 [Register Payment (登记付款)] 按钮。
    • 注意：如果账单被判定为“不可付”或“异常”，此时系统会弹出二次警告确认框拦截。如果您确认风险已知，点击继续后方可调出付款页面。
  3. 填写付款信息：
    • Journal (日记账)：用哪个银行账户付的？（如 Bank 或 Cash）。
    • Amount (金额)：付多少？（支持分次付）。
    • Payment Date：实际转账日期。
  4. 点击 [Create Payment]。
  5. 状态变化：
    • 账单右上角出现绿色的 [PAID (已支付)] 标签。
    • 财务凭证生成 借：应付账款，贷：银行存款。

4. 常见问题与异常​

Q: 供应商发票金额比 PO 金额多一点（比如运费）？​

  • A:
    • 如果是小额差异（如尾差）：直接在账单明细里修改金额，或者添加一行“运费”。
    • 如果是大额差异（如单价涨了）：
      • 严谨做法：退回发票，要求供应商重开。
      • 妥协做法：联系采购修改 PO 单价，重新走审批，然后再开票。

Q: 还没有收货，能先付款吗（预付款）？​

  • A: 可以，但这属于“预付账款”流程。
    • 不要直接 Create Bill。
    • 应该去 Vendors > Payments 创建一个预付款。
    • 等以后收到发票录入 Bill 时，系统会提醒你有“未结的预付款”，点击 ADD 即可抵扣。

Q: 为什么 Create Bill 按钮是灰色的？​

  • A: 还是那句老话：Billing Control。
    • 检查 PO 的产品设置，如果是 On Received Quantities，必须先收货才能开票。
    • 如果确实需要预付，请走预付款流程，或者临时修改 PO 的开票策略（不推荐）。

5. 下一步​

至此，一笔采购业务的“钱、货、票”都两清了。 如果您关心如何把货卖出去并收回钱，请移步： 👉 客户发票 (Customer Invoice) 与收款