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客户退款与红字发票 (Credit Note)

单据定义： 红字发票 (Credit Note / Credit Memo) 是公司开给客户的负数发票。 它代表公司欠客户钱，或者用来抵消之前的正数发票（债权）。

业务场景：

  • 退货退款：客户把货退回来了，我们要把钱退给他。
  • 价格补偿：货没退，但因为质量问题，我们决定赔偿客户 $100。
  • 开票错误纠正：发票开错了，开一张红字发票全额冲销，再重开正确的。

1. 核心价值 (Value)​

  • 财务合规： 在会计准则中，一旦发票过账 (Posted)，就不能随意删除。必须通过开具一张方向相反的红字发票来“冲销”账务。
  • 债权管理： 系统自动计算：客户应付总额 = 正数发票 - 红字发票。
  • 退款控制： 只有看到仓库的退货入库单，财务才批准退款，防止资产流失。

2. 界面解剖与流程演示 (Anatomy & Walkthrough)​

我们将通过一个完整的退货退款案例，演示从原发票到红字发票，再到最终付款的全过程。

步骤 1：从原发票发起冲销​

原发票界面

找到这张需要退款的 已过账 (Posted) 发票，点击顶部的 [退款通知 (Credit Note)] 按钮。

步骤 2：退款确认向导​

退款弹窗

系统弹出确认窗口：

  • 退款原因 (Reason)：填写备注（如“退货”）。
  • 冲销日期 (Reversal Date)：通常选择“具体日期”并填入今天。
  • 操作选择：
    • 退款 (Refund)：生成一张草稿红字发票（推荐）。
    • 退款并创建发票：生成红字发票后，立即再生成一张新的正数草稿发票（适用于发票开错重开）。
    • 丢弃 (Cancel)：直接取消原发票（仅限未过账或特定配置）。

步骤 3：生成的红字发票 (Credit Note)​

红字发票详情

点击 [退款 (Refund)] 后，系统生成了一张新的单据：

  • 编号：RINV/xxxx（R 代表 Reversal/Refund）。
  • 金额：虽然显示为正数 $115.00，但在财务逻辑上它是负债。
  • 状态：初始为 草稿 (Draft)，确认无误后点击 [确认 (Confirm)] 过账。

步骤 4：订单关联变化​

订单SmartButton

回到源 销售订单 (SO)，你会发现右上角的 [发票 (Invoices)] 智能按钮数字变成了 2。

步骤 5：发票列表核对​

发票列表

点击智能按钮进入列表，你会清晰地看到两张单据：

  1. 原发票 (INV/...)：金额 $115.00，状态 已支付 (In Payment/Paid)（假设客户之前付过钱）。
  2. 红字发票 (RINV/...)：金额 $-115.00，状态 已过账 (Posted)，等待退款。
  • 注：一正一负，客户的应收账款总额重新归零（或抵消）。

步骤 6：执行退款 (Register Payment)​

付款弹窗

在红字发票上点击 [登记付款 (Register Payment)]：

  • 类型：系统自动识别为 发送付款 (Send Money)（即退钱给客户）。
  • 金额：$115.00。
  • 日记账：选择退款的银行账户。

步骤 7：完成状态​

退款完成

付款确认后，红字发票右上角出现绿色的 [已支付 (In Payment)] 标签。 这意味着钱已经从公司账户划出，退回给了客户。

3. 标准作业流程 (SOP)​

场景 A：基于退货的退款 (Standard Return)​

最常见的场景：货退回仓库了，财务退钱。

  1. 前提：仓库已完成退货入库（详细操作见 库存退货）。
  2. 创建红字发票：
    • 销售员或财务打开 销售订单 (SO)。
    • 点击 [Create Invoice]。
    • 注意：Odoo 默认可能不会自动识别“退回数量”来生成红字发票（除非特定版本或模块支持）。
    • 推荐做法：不要在 SO 上点创建，而是直接去发票列表操作（见场景 C）或手动创建 Credit Note 并关联 SO。
    • 或者：如果系统提示创建 Invoice，检查数量是否为负数。如果是，它就是 Credit Note。
  3. 财务审核：
    • 进入一张新的草稿单据。
    • 核对：数量是否等于仓库实收退货数？金额是否正确？
    • 点击 [Confirm (确认)]。
  4. 退款/抵扣：
    • 情况 1：退现金。
      • 点击 [Register Payment]。
      • 选择 Send Money（付款），选择银行账户，把钱打回给客户。
    • 情况 2：留作余额 (抵扣下一次)。
      • 不要点 Register Payment。
      • 让这张红字发票保持 Posted 状态（Open）。
      • 下次给该客户开新发票时，系统会提示“有未结的红字发票”，点击 [Add] 即可抵扣。

场景 B：仅退款不退货 (Refund Only)​

货损赔偿，或者服务退款。

  1. 进入 Accounting > Customers > Credit Notes。
  2. 点击 [New]。
  3. 选择客户。
  4. 在明细行添加产品（或服务），填写退款金额。
  5. 点击 [Confirm]。
  6. 执行付款或抵扣操作。

场景 C：发票纠错 (Full Refund / Cancel)​

刚才开的发票错了，要作废重开。

  1. 找到那张错误的 已过账发票 (Posted Invoice)。
  2. 点击顶部的 [Credit Note] 按钮。
  3. Reason (原因)：填写“开票错误，重开”。
  4. Refund Date (退款日期)：通常选今天。
  5. 点击 [Reverse (冲销)]。
    • 系统会自动生成一张一模一样的红字发票，并自动与原发票核销。
    • 原发票状态变为 Reversed (已冲销)。
    • 此时您可以重新开一张正确的发票了。

4. 常见问题与异常​

Q: 我可以直接删除错误的已过账发票吗？​

  • A: 绝对不行（系统也不让）。
  • 必须走“红字冲销”流程，这是为了保证发票号的连续性和审计轨迹的完整性。

Q: 红字发票能部分抵扣吗？​

  • A: 可以。
  • 比如红字发票是 $100，新发票是 $80。
  • 在新发票上点击 [Add] 抵扣后，红字发票还剩 $20 余额，可以留给再下一张发票用，或者退现金给客户。

Q: 为什么我看不到 Credit Note 菜单？​

  • A: 检查您的权限。通常只有“会计”或“开票员”权限才能看到。销售员通常只能在 SO 上发起申请。

5. 下一步​

退款处理完毕，意味着这笔生意的逆向流程也闭环了。 至此，您已掌握了财务域的核心操作：

  • 收款：Customer Invoice
  • 付款：Vendor Bill
  • 退款：Credit Note