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原因代码字典管理 SOP (Reason Codes Management)

对应开发 Issue：#45 P2-REQ-10 销售：Customer Credit Note 历史折让穿透
适用角色：财务经理、会计主管、系统实施与 IT 管理员
核心数据模型：account.credit.note.reason

1. 业务目的与管理价值​

在企业财务应收账款管理中，开立退款（Credit Note）必须有清晰、合规的业务归因。传统手工管理常因人员随意填写“退款”、“打折”或“其他”等含糊说明，导致后续经营分析无法追溯产品质量、物流破损还是行情降价。

通过建立标准原因代码字典（Credit Note Reason Code），企业能够实现：

  1. 精细化经营动因分析：将退款动因划分为“补差价”、“实物破损”、“临期退回”、“客诉补偿”等，为供应链优化提供数据支撑。
  2. 驱动历史穿透风控计算：系统依据原因代码的动作类型（Action Type），精确判定该笔单据是否属于“补差让利”，从而在未来的退款中自动计入历史已补差额，防止超额退款。
  3. 满足财税合规与外部审计：审计人员抽查大额红字发票时，原因代码提供第一道合规背书。

2. 界面路径与权限规范​

2.1 菜单入口​

进入 Odoo 后台系统，点击顶部主导航：

  • 路径：会计 (Accounting) ➔ 配置 (Configuration) ➔ 贷项通知单原因 (Credit Note Reasons)
  • 直接访问动作 ID：/odoo/action-708

原因代码字典列表界面

2.2 角色与维护权限​

角色 / 岗位查看权限新增 / 编辑权限停用 / 归档权限
普通销售人员 / 录单员✅ 只读（下拉选择）❌ 无权修改❌ 无权操作
开票 / 应收会计✅ 只读（下拉选择）❌ 无权修改❌ 无权操作
会计主管 / 财务经理✅ 全面查看✅ 可新增 / 编辑标准代码✅ 允许归档废弃代码
系统管理员 (IT / Admin)✅ 全面查看✅ 全权维护✅ 全权维护
维护纪律警示

原因代码一旦在历史已过账贷项通知单中引用，严禁物理删除该记录！如果某类退款原因不再适用，应在表单中将其设置为**“归档/停用”**，以保持历史审计链条的完整性。

3. 标准原因代码规范与动作类型​

系统预设了标准原因代码，覆盖供应链批发常见场景：

代码标识 (Code)原因名称 (Name)动作类型 (Action Type)业务适用场景对历史穿透的影响
DIFF_REBATE补差价 (Price Difference Rebate)rebate (补差让利)市场行情下调、大客户季度返利、价格保护补偿等纯金额让利极高。系统会自动将该笔金额计入该商品的“累计已补差额”，拉低“折后实付净价”
QUALITY_DAMAGE质量破损 (Damage / Quality Defect)other (其他/客诉)运输磕碰、外箱变形、产品质量瑕疵导致的退款让步计入历史折让穿透，作为特殊客诉补偿留痕
EXPIRED_RECALL临期报废 (Expired / Product Recall)return (实物退货)商品临近保质期或批次召回产生的折让退款标记退货属性，便于联动仓库退货报废核对
GOODS_RETURN退货退款 (Physical Goods Return)return (实物退货)客户因多订、错订发起的实物退运入库退款需关联仓库退货入库单 (stock.picking) 核验入库数量
BILLING_CORRECT开票纠错 (Billing Correction)other (其他调整)抬头开错、税率选错等作废重开场景不影响商品实际售价与已补差额

动作类型（Action Type）底层核心逻辑：​

  1. rebate (补差让利)：
    • 核心特征：无实物回库，仅调减应收/退款。
    • 算法影响：当客户后续针对同一商品再次发起退款时，系统会检索过去该客户所有标记为 rebate 的贷项明细行，自动汇总金额计算： 
      折后实付净价 = 历史发票原售价 - (累计已补差额 / 累计购买总量)
    • 若拟退款单价超过折后净价，系统即刻触发超退预警。
  2. return (实物退货)：
    • 核心特征：伴随实物退运入库。
    • 算法影响：穿透面板的“实物退货出入库”Tab 会自动调取对应客户与产品的退货调拨单据，帮助财务核对实物是否真正入库。
  3. other (其他与调整)：
    • 核心特征：普通调整或商务公关补偿。

4. 新增与维护操作步骤 (Step-by-Step)​

步骤 1：打开原因代码列表​

  1. 进入菜单 会计 ➔ 配置 ➔ 贷项通知单原因。
  2. 页面展示当前所有活跃的原因代码、动作类型及描述。

步骤 2：点击【新建 (New)】​

点击列表左上角 新建 (New) 按钮，进入编辑表单：

  1. 原因代码 (Code)：输入大写英文字符与下划线，保持全局唯一（如：SEASON_DISCOUNT）。
  2. 原因名称 (Name)：输入直观中文名称（如：季节性清货补贴）。
  3. 动作类型 (Action Type)：从下拉框中选择精确的动作分类：
    • 补差让利 (rebate)
    • 实物退货 (return)
    • 其他补偿 (other)
  4. 描述 (Description)：详细说明该代码的适用准则、审批要求或凭据材料。

步骤 3：保存并启用​

点击表单左上角保存图标。保存后，前端销售与财务在创建贷项通知单时，即可在明细行下拉选择该原因。