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采购收货 (Receipts)

单据定义： 收货单 (Receipt/Transfer) 是库存增加的唯一入口。 它代表仓库认可了供应商发来的货物，并对其数量和质量负责。

关键特征：

  • 源头：通常由采购订单 (PO) 自动生成。
  • 责任：一旦收货，公司就需要给供应商付钱。
  • 后果：库存增加（可卖数量增加），财务产生应付暂估。

1. 核心价值 (Value)​

  • 库存准确性的起点： 如果收货数错了，后面的发货、盘点、财务对账全都会错。收货是仓库的“第一道防线”。
  • 食品安全追溯 (Traceability)： 这是录入 生产日期/保质期 和 批次号 (Lot Number) 的最佳时机。如果这一步漏了，后续根本无法进行“先进先出 (FIFO)”管理。
  • 财务结算依据： 财务是根据您的收货记录来跟供应商结账的。您收多少，公司付多少。

2. 界面解剖 (Anatomy)​

收货单待处理界面

A 区：状态流转 (Status Bar)​

  • Draft (草稿)：还没生效。
  • Ready (就绪)：采购订单已确认，供应商应该发货了，等待您清点。
  • Done (已完成)：货已入库，责任已转移。

B 区：操作明细 (Operations)​

与发货单类似，但方向相反：

  1. 需求 (Demand)：采购买了多少。（预期值）
  2. 数量 (Quantity/Done)：您实际收到了多少。（实数值）

3. 标准作业流程 (SOP)​

阶段 1：获取任务与实物清点​

货车到了，卸货完成。

  1. 打开看板：进入 Inventory (库存) > Receipts (收货)。
  2. 找到单据：根据送货单上的 采购单号 (POxxxxx) 搜索对应的收货单。
  3. 实物核对：
    • 数箱数/个数。
    • 关键动作：检查外包装上的 生产日期/批次号。

阶段 2：系统录入 (Execution)​

回到电脑前（或使用 PDA）。

  1. 录入批次/有效期 (Lot/Serial)：

    • 这是必须做的第一步（针对食品）。
    • 点击产品行右侧的 [≣] (详细操作) 按钮。
    • Add a line：
      • Lot/Serial Number：输入包装上的批次号。
      • Expiration Date：输入过期日期（如果需要）。
      • Quantity：输入该批次的数量。
    • 意义：系统从此记住了“这 100 箱牛奶是 2026-10-01 过期的”。

  2. 确认收货数量：

    • 情况 A：全收（数量完美匹配）
      • 点击顶部的 [Set Quantities (设为完成)] 按钮。
      • 动作含义：系统自动把 Demand 的数字填入 Quantity。这意味着您确认实物与采购单完全一致。
    • 情况 B：实收不足（少货）
      • 不要点 [Set Quantities]。
      • 手动在 Quantity 列输入实际收到的数字（例如采购 100，实收 80）。

  3. 验证 (Validate) - 关键时刻：

    • 点击左上角的 [Validate] 按钮。
    • 重要概念解释：
      • 什么是 Validate？
        • 这是**“确认入库”**的动作。
        • 点了意味着：
          1. 库存正式增加。销售现在可以看到这批货并承诺给客户了。
          2. 财务责任生效。系统生成“应付暂估”，采购员可以申请付款了。
      • 反悔药？
        • 几乎没有。一旦 Validate，想改非常麻烦（通常只能做退货）。请在点击前再确认一遍数字。

阶段 3：处理差异 (Backorder)​

如果您实收 80 个（采购 100 个），点击 Validate 后：

  1. 系统弹窗询问：
    • Create Backorder (创建欠单)：
      • 含义：供应商说剩下的 20 个过两天补发。
      • 后果：系统会生成一张新的收货单（状态 Ready），等那 20 个到了再收。
    • No Backorder (不创建欠单)：
      • 含义：剩下的 20 个不要了（或者供应商没货了）。
      • 后果：这笔采购单就此结案，只收 80 个。采购员以后也不会再收到这 20 个的账单。

4. 常见问题与异常​

Q: 供应商多发了 5 个怎么办？​

  • A: 请先清点实物，如果决定收下，直接在系统录入实收数量。
  • 操作：
    1. 在 Quantity 列直接输入 105（采购单是 100）。
    2. 点击 [Validate]。
    3. 系统接受这 105 个入库，库存增加 105。
  • 对采购和财务的影响：
    • 采购单上的 Received 数量会变成 105，这保留了“订 100 收 105”的真实历史。
    • 后续开票：
      • 如果公司政策是“按实收结算 (On Received Quantities)”，财务收到的账单会自动是 105 个。
      • 如果公司政策是“按订购结算 (On Ordered Quantities)”，账单默认是 100 个。如果你们同意付那 5 个的钱，需要手动在账单上加，或者修改采购单。

Q: 货有破损，拒收了一部分怎么办？​

  • A: 只录入完好的数量。
  • 破损的部分不要录入。
  • 选择 Create Backorder（如果供应商会补发）或 No Backorder（如果直接扣款）。
  • 进阶：如果必须先收进来再退货（为了留证据），请先全收，然后走 [供应商退货 (Return)] 流程。

Q: 忘记录入批次号就 Validate 了怎么办？​

  • A: 非常严重。
  • 这会导致系统里有一批“无名氏”库存，发货时可能发不出去（如果系统开启了强制批次校验）。
  • 补救：需要仓库主管进行复杂的 库存调整 (Inventory Adjustment) 来修正，或者取消入库（如果权限允许）。

5. 下一步​

入库完成后，您可以： 👉 上架 (Putaway)：如果仓库分了上架区和存储区，下一步是把货移到货架上。 👉 通知采购：货到了，可以根据收货单核对发票了。